Типовые сроки хранения бухгалтерских документов строго определены требованиями законодательства об организации бухгалтерского учёта и специальным рабочим перечнем, обязательным для исполнения в любой организации. Во время работы накапливается огромное количество как первичной, так и отчётной документации, хранение которой важно обеспечить в соответствии с установленными в законах требованиями и сроками. Ни один из них нельзя уничтожать или выбрасывать ранее определённого времени. Это может повлечь за собой крайне неприятные обстоятельства для организации, допустившей такие нарушения режима и сроков, в течение которых нужно сохранять бланки и формы.
В нашем небольшом обзоре постараемся максимально просто и ёмко рассказать о том, как важно соблюдать установленные на законодательном уровне сроки хранения бухгалтерских документов, а также выделим особенности, актуальные для хранения некоторых видов документации в рамках вашей компании.
Программные продукты Документор позволяют автоматизировать управление сроками хранения документов в организации. Система выдает предупреждения об истекающих сроках хранения, позволяет подготовить реестры и «помнит» историю операций с документом. Перечень сроков хранения документов можно определить в настройках системы.
Для чего необходимо организовать хранение первичных документов
Каждый профессионал в сфере бухгалтерии и организации соответствующего документооборота знает, что каждый документ, полученный в ходе взаимодействия между вашей компанией и контрагентами, должен быть обязательно сохранён по той простой причине, что он несёт в себе определённую ценность в информационном плане. Для всех бухгалтерских документов существует график документооборота, даже если он не определен на бумаге, он существует.
Именно на основании такой документации, относящейся к категории первичной, ведётся бухгалтерский учёт и составляется официальная отчётность для контролирующих инстанций. Контроль и проверка в случае необходимости, если контрольные органы найдут какие-либо непонятные моменты в предоставленных отчётах, будут проводиться именно на основании первичной документации. При любой проверке в первую очередь запрашиваются именно учётные, а также ряд первичных документов, позволяющих провести сверку бухгалтерской отчётности с реальным положением дел.
В случае непредставления какого-либо документа, на организацию может быть наложен официальный штраф. ФНС, к примеру, штрафует на 200 ₽ за каждый не предоставленный бланк — в крупной организации при несоблюдении правил и сроков хранения штрафы, таким образом, могут достигать десятков или сотен тысяч ₽.
Вся документация, относящаяся к категории бухгалтерской, обязательно должна храниться в течение установленного для неё срока. Эти сроки устанавливаются в ФЗ-402 от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учёте», а также официально установленными перечнями сроков её хранения.
Чьи требования важнее — федерального закона или официальных перечней
В случае, если попробовать сравнить требования перечня и ФЗ-402, касающиеся сроков хранения документов, то можно подвести такие итоги:
- В перечне устанавливаются различные сроки хранения бухгалтерских документов, и сроки хранения архивных документов, в зависимости от их типа и степени значимости.
- ФЗ-402 устанавливает типовые сроки хранения документов вне зависимости от того, к какой категории они относятся — по его требованиям обязательно хранить все бумаги в течение 5 календарных лет с момента получения.
- п.1 ст.29 ФЗ-402 предусматривает собой тот факт, что в основе установки единых сроков по типам и категориям документации находится перечень — то есть именно в нём находятся актуализированные данные по этому вопросу.
Соответственно, именно исходя из установленных в перечне требований, определяется фактически необходимые сроки хранения архивных документов в архиве организации той или иной справки, товарной накладной или балансового отчёта. Но, при этом, естественно, установленные сроки архивного хранения документов в организации не могут быть меньше 5 лет.
ВАЖНО: Сроки, определённые требованиями ФЗ-402, касаются также и документации в электронных формах хранения. Их также нужно хранить в течение 5 лет, причём срок этот начинает исчисляться с года, который следует за годом, когда к ним последний раз обращался пользователь ПК.
Типовые сроки хранения документов
| Название документа | Срок хранения по требованиям перечня |
| Акты об выполнении работ по основным формам и видам деятельности | 5 лет после истечения срока самого договора |
| Договоры с контрагентами и вся прилагаемая к ним сопроводительная документация | Если в перечне не указаны иные сроки, то 5 лет |
| Доверенности сотрудникам на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств | 5 лет после того, как закончится срок действия доверенности |
| Ведомости о выдаче работникам заработной платы и иных финансовых операциях (материальная помощь, премирование) | Не менее, чем 6 лет (с 18 февраля 2020 года, до этого числа — 5 лет). Без указания лицевого счёта:50 лет — если документы обработаны после 01 января 2003 года;75 лет — если документы обработаны до указанного выше срока. |
| Сведения о доходе работников, относящихся к категории физических лиц | С 18 февраля 2020 года — 5 лет с момента архивации до этого момента — 75 лет) |
| Личные карточки сотрудников и заключённые с ними трудовые договоры | 50 лет — если документы обработаны после 01 января 2003 года;75 лет — если документы обработаны до указанного выше срока. |
| Журналы и табели учёта времени, проведённого на рабочем месте | 5 лет (в случаях, если сотрудник занимается опасным трудом, сопряжённым со значительным риском здоровью или жизни — 75 лет) |
| Сведения, подтверждающие доходы физического лица | Не менее, чем 5 лет. Без указания лицевого счёта:50 лет — если документы обработаны после 01 января 2003 года;75 лет — если документы обработаны до указанного выше срока. |
| Ежегодная финансовая (бухгалтерская) отчётность | Хранится на постоянной основе, без установленного срока. |
| Учетная политика организации, внутренние формы первичной документации | 5 лет или более |
| Ведомости об обороте финансов, учётные карточки балансового оборота | 5 лет или более |
| Карточки учета основных средств | Не менее 5 лет после выбытия основного средства из обихода |
| Налоговые декларации (всех форм и видов) | 5 лет или более |
| Годовая и квартальная отчётность по внесённым страховым платежам обязательного характера | 50/75 лет |
| Сведения, которые организация в порядке персонифицированного учёта предоставляет в органы ПФР | 5 лет — в бумажной форме75 лет — в электронной форме |
| Статистическая отчётность:– годовая, подаваемая раз в несколько лет либо единовременная; – квартальная или полугодовая; – ежемесячная – еженедельная или подекадная | – хранится постоянно. – 5 лет или , если нет ежегодной. – 3 года или , если нет отчётности с другой периодичностью.– 1 год |
| Наложенные на организацию штрафы либо взыскания любого характера | 5 лет или более |
Перечень сроков хранения документов
Исключения из единых правил по срокам хранения бухгалтерских документов
На постоянной основе (то есть вечно) в созданном у вас в компании архиве обязательно должны храниться:
- бухгалтерская ежегодная отчётность со всеми приложениями (в т.ч. и та, которая относится к категориям консолидированной или МСФО);
- ликвидационные и разделительные балансы, приёмо-передаточные акты;
- КУДиР — сроки фактически не определены, но рекомендуем хранить их не менее 10 лет с момента закрытия;
- договоры о лизинге принадлежащего компании движимого и недвижимого имущества, а также приложения к ним;
- передаточные акты об изменении собственности на недвижимости, договоры дарения, документация об любых операциях со всеми формами ценных бумаг;
- паспорта на все формы сделок.
Ряд иных временных ограничений прописывается в Перечне типовых документов — этот реестр может отличаться в зависимости от ведомственной принадлежности. Документация в архивах компании хранится вплоть до её закрытия или реорганизации. В случае ликвидации путём присоединения или изменения формы товарно-хозяйственной деятельности вся такая документация в обязательном порядке передаётся во вновь формируемый архив уже новой организации.
Путевые листы или иные документы, предусматривающие собой работы с высокой степенью сложности или прямым риском для здоровья, хранятся в вашей компании на протяжении 75 лет.
Хранение налоговой документации
В отличие от бухгалтерского учёта, являющегося не обязательным для ряда субъектов экономического плана, налоговая отчётность регулярного характера является обязательной для любой формы юридического лица, индивидуального предпринимателя и даже физических лиц. Исчисление и регулярная уплата обязательных налоговых платежей обязан каждый субъект, ведущий предпринимательскую деятельность. Отличается она только выбранной формой налогообложения и организацией, в пользу которой проводятся платежи.
Представители организации, уплачивающей налоги, обязаны предоставлять по требованию ФНС документы, свидетельствующие о корректном расчёте выплачиваемой суммы. Соответственно, к таким документам относится вся первичная бухгалтерская документация, уточняющая факты и формы получения прибыли. Поэтому обязательно сохраняйте всё, что может в таком случае пригодиться.
Сроки хранения бухгалтерских документов истекли — порядок ваших действий
После того, как официально истекает срок, установленный на законодательном уровне для хранения первичной или отчётной бухгалтерской документации, её обязательно нужно уничтожить. Естественно, что просто так выбросить эти бумаги в корзину для мусора нельзя. Есть специально разработанный алгоритм, определяющий правила уничтожения документов такого рода.
ВАЖНО: Нарушение установленного порядка уничтожение бухгалтерских документов может повлечь за собой административную ответственность, вплоть до уголовного наказания в случаях, когда были разглашены персональные данные работников компании или сведения, содержащие государственную тайну.
Надеемся, что теперь разобраться в правилах хранения бухгалтерской документации будет гораздо проще — на самом деле в соблюдении сроков нет ничего страшного. Стоит один раз наладить систему в своей компании — дальше всё будет работать, как хорошие швейцарские часы. Мы предлагаем использовать систему Документор: Бухгалтерский документооборот, она позволяет управлять сроками хранения документов, формировать нужные реестры и вести учет места нахождения оригиналов документов.