Бухгалтерский документооборот

Бухгалтерский документооборот
Бухгалтерский документооборот

Документор: Бухгалтерский документооборот - это Интернет сервис для автоматизации бухгалтерского делопроизводства. Сервис позволяет:

  • хранить скан копий первичных документов от поставщиков (договоров, накладных, актов выполненных работ, УПД, Счетов фактур);
  • хранить скан копий документов клиентов (договора, накладные, акты, УПД и другие документы);
  • контролировать возврат первичных документов от клиентов на основе QR Кода;
  • регистрировать местонахождение оригинала документа и его перемещений;
  • контролировать движение первичных документов;
  • управлять доступом к скан копиям документов;
  • предоставить доступ к скан копям документов из 1С через Интернет или в Веб сервисе;
  • создать бизнес-процесс обработки документов и управлять задачами на обработку документов;
  • управлять сроком хранения документов.

Документор: Документооборот бухгалтерии

Бухгалтерский документооборот
Бухгалтерский документооборот

Важнейшая задачу бухгалтерской службы - отражение хозяйственных операций на основании первичных бухгалтерских документов. Бухгалтерское делопроизводство занимается вопросами работы с первичными документами. Сервис Документор: Бухгалтерский документооборот позволяет:

  • регистрировать первичные документы от поставщиков;
  • сканировать документы поставщиков;
  • передавать первичный документ на обработку и контролировать его регистрацию в 1С - управлять графиком документооборота в бухгалтерии;
  • обеспечить сохранность оригинала документа;
  • сократить и контролировать перемещения оригиналов документов;
  • предоставить сотрудникам бухгалтерии возможность работать с первичными документами в любое время и из любого места через Интернет;
  • предоставить доступ к первичному документу из программы 1С, не увеличивая базу данных бухгалтерской программы;
  • регистрировать запросы копий первичных документов (кому и когда передавалась копия документа);
  • контролировать сроки хранения первичных документов.

Сканирование документов поставщиков

Сканирование документов
Сканирование документов

Сервис Документор позволяет сканировать документы поставщиков используя для этого поточный сканер.

Поточный сканер сканирует большое количество документов, скан копии сохраняются в отдельные файлы. Сервис загружает все файлы и позволяет их отсортировать.

Оригиналы документов помещаются в архив документов, а вся дальнейшая работа с документами ведется по скан копиям. Такой процесс позволяет разделить ответственность за хранение документов и за дальнейшую их обработку. Оригиналы остаются в архиве под контролем секретаря.

Сервис Документор предоставляет доступ к скан копиям документов из 1С или через веб сервис. Работа со скан копиями через Интернет дает бухгалтерии возможность работать с первичными документами из любого офиса через Интернет. У вас появляется простая возможность контролировать движение первичных документов.

Система управления правами доступа к документам позволяет предоставить доступ к первичным документам нужному количеству сотрудников. Особенно удобно работать с сервисом Документор, если бухгалтерский учет ведется специализированной организацией или внутренним подразделением в другом городе.

Управление хранением документов и график документооборота

График документооборота
График документооборота

Документор регистрирует все операции с первичными документами: создание документа в 1С, поступление документов от поставщика, печать документов, подготовка ответа на запрос налоговой или внутренней службы.

В каждой организации уникальный процесс бухгалтерского делопроизводства и сервис позволяет настроить цепочку обработки первичного документа по типам. График обработки документов может включать указание ответственных за каждый шаг обработки и регламент в днях на выполнение работы. Вы точно будете знать когда реально поступил документ и сколько времени ушло на его обработку.

Анализ графика обработки документов позволит оценить нагрузку на сотрудников бухгалтерской службы, а так же временные затраты на обработку документов.

Контроль сроков хранения и регистрация информации о местонахождении оригинала

Сроки хранения документов
Сроки хранения документов

Документор позволяет вам регистрировать информацию о фактическом местонахождении оригинала первичного документа. При перемещении документов между подразделениями (между городами, офисами, строительными или производственными площадками) сервис позволяет укомплектовать коробы с документами, указать состав коробов и автоматизировать учет перемещения документов.

Если оригиналы документов запрашиваются из вашего архива, сервис поможет подготовить опись передаваемых документов и зарегистрировать выбытие оригинала документа.

Государство регулирует сроки хранения документов. Сервис Документор позволяет определять тип документов и контролирует срок хранения каждого документа.

Если срок хранения документа закончился, выдается предупреждение об окончании сроков хранения.

Вы можете сформировать реестр документов подлежащих уничтожению и подготовить акт об уничтожении оригиналов первичных документов. Некоторые документы необходимо передавать в архив и Документор поможет зарегистрировать информацию о том, куда был передан документ.

 

Документор: контроль возврата документов

Сортировка документов по QR коду
Сортировка документов по QR коду

Документор: учет возврата документов позволяет автоматически отмечать возвращенные документы в 1С.

Возвращенные документы сохраняются в виде скан копий в базу 1С непосредственно в документ, из которого они были распечатаны. Вы легко можете настроить фильтр по подписанным (или не подписанным документам).

Как работает учет возврата документов в 1С

При печати исходящих документов в вашей программе 1С на документах печатается QR код документа.

Возвращенные документы сканируются потоковым сканером и автоматически регистрируются. Наиболее удобны модели сканеров, которые умеют захватывать листы из пачки. Потоковые сканеры с автоподачей могут по одному нажатию клавиши выполнить санирование пачки документов и сохранить скан копии в папку, которая будет обработана службой Документор.

Контроль возврата документов
Контроль возврата документов

Копии сканированных документов сохраняются в базе 1С. Если у вас запрашивают подтверждение хозяйственной операции в ряде случаев достаточно предоставить подписанные скан копии.

Если клиенты регулярно отправляют вам подписанные документы по электронной почте, мы рекомендуем создать специальный адрес электронной почты. Служба Документор умеет проверять почту и читать вложенные файлы, если в файле система находит подписанный документ - он автоматически отправляется в нужное место в вашей программе 1С.

В каких программах будет работать Документор: бухгалтерский документооборот без дополнительных настроек

  • 1С:Бухгалтерия 8 Проф и Корп
  • 1С:Управление торговлей 8 Проф
  • 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ)

Документор не вносит изменений в типовую конфигурацию. Конфигурация остается на поддержке (может работать автоматическое обновление)

Контроль возврата документов Документор — это расширение конфигурации, которое добавляет дополнительные возможности для работы со скан копиями документов.

Работа в других конфигурациях 1С тоже возможна, но требует дополнительных работ по настройке системы.

Если вас заинтересовала возможность использовать Документор, мы готовы показать Вам работает система на практическом примере и предоставить возможность попробовать (бесплатно)

Заполните пожалуйста заявку, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.