Документор: Бухгалтерский документооборот - это Интернет сервис для автоматизации бухгалтерского делопроизводства. Сервис позволяет:
- хранить скан копий первичных документов от поставщиков (договоров, накладных, актов выполненных работ, УПД, Счетов фактур);
- хранить скан копий документов клиентов (договора, накладные, акты, УПД и другие документы);
- контролировать возврат первичных документов от клиентов на основе QR Кода;
- регистрировать местонахождение оригинала документа и его перемещений;
- контролировать движение первичных документов;
- управлять доступом к скан копиям документов;
- предоставить доступ к скан копям документов из 1С через Интернет или в Веб сервисе;
- создать бизнес-процесс обработки документов и управлять задачами на обработку документов;
- управлять сроком хранения документов.
Документор: Документооборот бухгалтерии
Важнейшая задачу бухгалтерской службы - отражение хозяйственных операций на основании первичных бухгалтерских документов. Бухгалтерское делопроизводство занимается вопросами работы с первичными документами. Сервис Документор: Бухгалтерский документооборот позволяет:
- регистрировать первичные документы от поставщиков;
- сканировать документы поставщиков;
- передавать первичный документ на обработку и контролировать его регистрацию в 1С - управлять графиком документооборота в бухгалтерии;
- обеспечить сохранность оригинала документа;
- сократить и контролировать перемещения оригиналов документов;
- предоставить сотрудникам бухгалтерии возможность работать с первичными документами в любое время и из любого места через Интернет;
- предоставить доступ к первичному документу из программы 1С, не увеличивая базу данных бухгалтерской программы;
- регистрировать запросы копий первичных документов (кому и когда передавалась копия документа);
- контролировать сроки хранения первичных документов.
Сканирование документов поставщиков
Сервис Документор позволяет сканировать документы поставщиков используя для этого поточный сканер.
Поточный сканер сканирует большое количество документов, скан копии сохраняются в отдельные файлы. Сервис загружает все файлы и позволяет их отсортировать.
Оригиналы документов помещаются в архив документов, а вся дальнейшая работа с документами ведется по скан копиям. Такой процесс позволяет разделить ответственность за хранение документов и за дальнейшую их обработку. Оригиналы остаются в архиве под контролем секретаря.
Сервис Документор предоставляет доступ к скан копиям документов из 1С или через веб сервис. Работа со скан копиями через Интернет дает бухгалтерии возможность работать с первичными документами из любого офиса через Интернет. У вас появляется простая возможность контролировать движение первичных документов.
Система управления правами доступа к документам позволяет предоставить доступ к первичным документам нужному количеству сотрудников. Особенно удобно работать с сервисом Документор, если бухгалтерский учет ведется специализированной организацией или внутренним подразделением в другом городе.
Управление хранением документов и график документооборота
Документор регистрирует все операции с первичными документами: создание документа в 1С, поступление документов от поставщика, печать документов, подготовка ответа на запрос налоговой или внутренней службы.
В каждой организации уникальный процесс бухгалтерского делопроизводства и сервис позволяет настроить цепочку обработки первичного документа по типам. График обработки документов может включать указание ответственных за каждый шаг обработки и регламент в днях на выполнение работы. Вы точно будете знать когда реально поступил документ и сколько времени ушло на его обработку.
Анализ графика обработки документов позволит оценить нагрузку на сотрудников бухгалтерской службы, а так же временные затраты на обработку документов.
Контроль сроков хранения и регистрация информации о местонахождении оригинала
Документор позволяет вам регистрировать информацию о фактическом местонахождении оригинала первичного документа. При перемещении документов между подразделениями (между городами, офисами, строительными или производственными площадками) сервис позволяет укомплектовать коробы с документами, указать состав коробов и автоматизировать учет перемещения документов.
Если оригиналы документов запрашиваются из вашего архива, сервис поможет подготовить опись передаваемых документов и зарегистрировать выбытие оригинала документа.
Государство регулирует сроки хранения документов. Сервис Документор позволяет определять тип документов и контролирует срок хранения каждого документа.
Если срок хранения документа закончился, выдается предупреждение об окончании сроков хранения.
Вы можете сформировать реестр документов подлежащих уничтожению и подготовить акт об уничтожении оригиналов первичных документов. Некоторые документы необходимо передавать в архив и Документор поможет зарегистрировать информацию о том, куда был передан документ.
Документор: контроль возврата документов
Документор: учет возврата документов позволяет автоматически отмечать возвращенные документы в 1С.
Возвращенные документы сохраняются в виде скан копий в базу 1С непосредственно в документ, из которого они были распечатаны. Вы легко можете настроить фильтр по подписанным (или не подписанным документам).
Как работает учет возврата документов в 1С
При печати исходящих документов в вашей программе 1С на документах печатается QR код документа.
Возвращенные документы сканируются потоковым сканером и автоматически регистрируются. Наиболее удобны модели сканеров, которые умеют захватывать листы из пачки. Потоковые сканеры с автоподачей могут по одному нажатию клавиши выполнить санирование пачки документов и сохранить скан копии в папку, которая будет обработана службой Документор.
Копии сканированных документов сохраняются в базе 1С. Если у вас запрашивают подтверждение хозяйственной операции в ряде случаев достаточно предоставить подписанные скан копии.
Если клиенты регулярно отправляют вам подписанные документы по электронной почте, мы рекомендуем создать специальный адрес электронной почты. Служба Документор умеет проверять почту и читать вложенные файлы, если в файле система находит подписанный документ - он автоматически отправляется в нужное место в вашей программе 1С.
В каких программах будет работать Документор: бухгалтерский документооборот без дополнительных настроек
- 1С:Бухгалтерия 8 Проф и Корп
- 1С:Управление торговлей 8 Проф
- 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ)
Документор не вносит изменений в типовую конфигурацию. Конфигурация остается на поддержке (может работать автоматическое обновление)
Контроль возврата документов Документор — это расширение конфигурации, которое добавляет дополнительные возможности для работы со скан копиями документов.
Работа в других конфигурациях 1С тоже возможна, но требует дополнительных работ по настройке системы.
Если вас заинтересовала возможность использовать Документор, мы готовы показать Вам работает система на практическом примере и предоставить возможность попробовать (бесплатно)
Заполните пожалуйста заявку, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.