График документооборота в бухгалтерии

Залогом эффективного функционирования вашей организации и отладки всех имеющихся бизнес-процессов является составленный корректно и с учётом всех официальных требований график обработки документов. Расскажем в небольшом обзоре о необходимости такого документа, а также о том, как корректно создать в компании график документооборота в бухгалтерии.

Мы предлагаем использовать для управления графиком обработки документов, регистрации поступления, учета хранения и использования документов систему Документор: Бухгалтерский документооборот.

Причины создания регламента документооборота в рамках компании

В небольшой компании на 10-20 работников очень просто отследить движение любого документа — можно просто спросить у всех и найти то, что затерялось в офисе. В случаях, если в десятках удалённых от головного подразделения филиалов работают тысячи сотрудников, документов появляется огромное количество — часть из них добирается до бухгалтерии со значительным опозданием, а некоторые вообще могут потеряться. При этом, помимо внутренней документации, бухгалтерией принимается и обрабатывается огромное количество бумаг от поставщиков и контрагентов.

Каждый документ в компании обязательно должен быть обработан соответствующим образом. Особенно это касается финансовой и бухгалтерской документации, за нарушение установленных сроков передачи, архивного хранения и официального уничтожения которой может наступить законодательно предусмотренная ответственность для компании. Для соблюдения сроков сдачи различной отчётности и автоматизации обработки входящей бухгалтерской документации используется график документооборота в бухгалтерии.

Важно понимать, что без выстроенного в рамках компании графика обработки документов даже самый ответственный сотрудник или руководитель не сможет проконтролировать все процессы, идущие в организации в плане документооборота. Именно этот документ станет напоминанием для должностных лиц о сроках и необходимости обработки, сдачи или иных действий с документами.

Задачи, выполняемые этим документом:

  1. Регулярный и постоянный контроль за выполнением установленных сроков обработки, хранения и уничтожения бухгалтерской или иной документации в вашей организации. 
  2. Формирование всех видов отчётности перед контролирующими органами с соблюдением установленных сроков и графиков предоставления информации в их адрес. 
  3. Адекватный ритм работы назначенных для формирования и отправки отчётности должностных лиц, отсутствие авральных моментов и форс-мажорных ситуаций. 
  4. Формирование пакетов документов для отправки в архив в установленные сроки. 
  5. Получение руководством компании необходимой для принятия важных решений информации оперативно и без долгого ожидания ответа от исполнителя.

Правила составления графика документооборота в организации

Составление этого документа производится в формате текста или удобной для понимания таблицы, в которой указываются сроки передачи документации между отдельными специалистами или подразделениями вашей компании. Для составления корректного и эффективного плана важно понимать всю специфику работы, поэтому составлять его лучше после консультации со специалистами бухгалтерской службы.

Схема для составления графика документооборота в бухгалтерии должна учитывать все стадии «жизни» документа у вас в компании — от момента поступления в работу до уничтожения по факту завершения сроков хранения в архиве. Нередко к составлению графика документооборота в бухгалтерии привлекают специалистов внешнего сервиса, способных максимально объективно подойти к решению этой задачи. Составляется при этом документ с учётом особенностей вашего сервиса, взаимоотношения между отдельными департаментами, работы филиалов и удалённых сотрудников, а также любых других факторов, могущих оказать влияние на сроки обработки, хранения и уничтожения бухгалтерской документации.

Несколько важных советов по составлению графика документооборота в бухгалтерии:

  1. Вовсе не нужно заставлять всех сотрудников иметь при себе весь составленный график. Важно, чтобы каждый ответственный в своём направлении владел нужной ему информацией — постарайтесь, пожалуйста, не забивать работникам голову ненужными ему данными. 
  2. Закрепите эти графики, отдельно для каждого ответственного лица, в рамках должностных обязанностей. Такая мотивация позволит чётко контролировать всё, что связано с выполнением сотрудником непосредственно своей работы. 
  3. Несоблюдение установленного графика может повлечь за собой определённые санкции, накладываемые вами на сотрудника — объявление официального выговора или, к примеру, лишение части начисленной премиальной выплаты. Не стоит перебарщивать с такими мерами, но, как показывает практика, одного такого взыскания хватает для того, чтобы в дальнейшем система работала на все 100%.

Контроль исполнения графика обработки документов полностью возлагается на главного бухгалтера. Именно под его руководством работает отдел, напрямую отвечающий за практически всю документацию, актуальную для работающего сервиса. Составить график стоит так, чтобы даже при максимальной загрузке всего отдела текущей работой ни один из сроков отправки отчётности или обработки документации не срывался и не откладывался.

Вывод — создание единого графика организации оборота документов в вашей компании значительно улучшит скорость обработки первичной бухгалтерской документации, уменьшит случаи потери бланков и отчётов, а также минимизирует риски штрафов за несоблюдение сроков и порядка хранения и уничтожения различных документов.