Бухгалтерский архив помогает сохранить первичные документы, быстро находить их при проверках и контролировать сроки хранения. Чтобы организовать его правильно, нужно определить правила работы с документами, назначить ответственных, сформировать дела по номенклатуре и обеспечить сохранность бумажных и электронных оригиналов.
Какие нормы регулируют хранение документов
Основные требования установлены Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Перечнем типовых архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». При организации хранения архивных документов также применяются Правила Росархива, утвержденные приказом от 31.07.2023 № 77.
Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и регистры хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом для отдельных документов могут быть установлены более длительные сроки. Например, их срок хранения может зависеть от вида документа, периода его использования для учета или наличия отметки «при условии проведения проверки». Поэтому ориентироваться только на общий пятилетний срок нельзя.
Для налогового учета Налоговый кодекс устанавливает четырехлетний срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Если для документа установлен более длительный срок по архивным правилам или другому закону, применяется соответствующий более длительный срок.
ФСБУ 27/2021 требует хранить бухгалтерские документы в том виде, в котором они были составлены. Бумажный оригинал нельзя заменить сканом для последующего хранения. Если документ изначально создан в электронном виде, нужно сохранять его подлинник и данные, необходимые для проверки электронной подписи и воспроизведения документа. Бухгалтерские документы и содержащиеся в них данные хранятся на территории России.
Шаг 1. Утвердите порядок работы с документами
Закрепите правила в локальном акте — например, в положении о документообороте и хранении документов. Опишите в нем:
- кто создает, проверяет, принимает и передает документы;
- когда и как подразделения сдают документы в бухгалтерию;
- как формируются дела и ведутся описи;
- где хранятся документы и кто имеет к ним доступ;
- как рассчитываются сроки хранения и оформляется выделение документов к уничтожению;
- как действовать при утрате, повреждении или смене ответственного сотрудника.
Назначьте сотрудника, ответственного за архивное хранение. Создавать отдельное структурное подразделение архива организации не обязательно: функции можно возложить на конкретного работника.
Шаг 2. Составьте номенклатуру дел
Номенклатура дел — это перечень дел организации с их индексами, заголовками и сроками хранения. Составляйте ее с учетом структуры компании, видов деятельности и применимых статей архивного Перечня № 236.
Для бухгалтерии в номенклатуре могут быть отдельные дела для счетов и накладных, актов выполненных работ, авансовых отчетов, банковских и кассовых документов. Не объединяйте в одно дело документы с разными сроками хранения: это затруднит поиск и своевременное выделение документов к уничтожению.
Номенклатуру дел вводят в действие с 1 января следующего календарного года. Ее пересматривают при изменении структуры или функций организации; в остальных случаях — по мере необходимости.
Шаг 3. Принимайте и проверяйте документы
При поступлении документов проверьте, что они относятся к хозяйственной операции, содержат необходимые реквизиты и приложения, читаемы и оформлены в установленном порядке. Зафиксируйте передачу документа или комплекта: используйте журнал, реестр или электронную систему документооборота.
Для электронных документов сохраняйте исходный файл, подпись и связанные с ней сведения, а также данные, позволяющие подтвердить целостность и подлинность документа. Резервное копирование полезно для восстановления данных, но само по себе не заменяет хранение подлинников.
Шаг 4. Сформируйте дела по номенклатуре
Группируйте документы по номенклатуре дел — с учетом их содержания, периода и срока хранения. В дело включайте документы, относящиеся к одному вопросу или участку учета, вместе с необходимыми приложениями.
Не подшивайте вместе документы разных сроков хранения. Не включайте в дела черновики, дубликаты и документы, которые нужно вернуть контрагенту. Для оперативной работы обеспечьте отдельное удобное хранение текущих документов, чтобы их можно было быстро найти и не смешивать с завершенными делами.
Шаг 5. Обеспечьте сохранность и доступ
Бумажные документы храните в закрытых шкафах или помещениях, защищенных от пожара, протечек, прямого солнечного света и доступа посторонних. Организуйте выдачу документов с фиксацией того, кто и когда их получил. При смене руководителя обеспечьте передачу бухгалтерских документов по установленному в организации порядку.
Для электронного архива установите права доступа, регулярно создавайте резервные копии и контролируйте возможность открыть файлы и проверить электронную подпись. Базы данных и документы бухгалтерского учета должны размещаться на территории России.
Документы временного хранения сроком до десяти лет включительно могут оставаться в подразделении. Если там нельзя обеспечить их сохранность, руководитель может распорядиться передать их в архив организации.
Шаг 6. Контролируйте сроки хранения
Ведите реестр сроков хранения по номенклатуре дел. Для каждого дела укажите применимую статью Перечня, срок и дату, когда его можно включить в процедуру выделения к уничтожению.
Срок определяйте по конкретному виду документа и нормативному основанию, а не по общей категории «бухгалтерские документы». Если документы связаны с продолжающейся проверкой, спором, судебным разбирательством или подтверждают расходы, для которых срок хранения исчисляется особым образом, не уничтожайте их до завершения соответствующей процедуры и истечения применимого срока.
Шаг 7. Проведите экспертизу и оформите уничтожение
Истечение срока не означает, что документы можно сразу выбросить. Сначала проверьте, что срок хранения рассчитан правильно и документы больше не нужны для проверок, разбирательств и исполнения обязательств. Решение оформите в установленном порядке, обычно с участием комиссии и составлением акта о выделении документов к уничтожению.
Уничтожайте документы так, чтобы исключить восстановление содержащихся в них сведений. Электронные файлы удаляйте с учетом используемых систем хранения и резервного копирования. Храните акт и сведения об уничтоженных делах в соответствии с правилами организации документооборота.
Как проверить, что архив работает
Периодически сверяйте фактическое наличие дел с номенклатурой и описями, проверяйте условия хранения, права доступа и корректность сроков. Ежегодная выборочная проверка — полезная внутренняя мера контроля, но ее периодичность организация устанавливает самостоятельно.
Результаты проверки фиксируйте: отмечайте отсутствующие документы, повреждения, ошибки в описях и сроки устранения нарушений. Такая сверка помогает обнаружить проблему до того, как документы понадобятся бухгалтерии или контролирующим органам.
Когда полезен электронный архив
Электронный архив упрощает поиск, учет выдачи и контроль доступа к документам. Интеграция с бухгалтерской системой позволяет связать документ с операцией и быстрее подготовить комплект для проверки. При этом электронный архив должен хранить подлинники электронных документов; скан бумажного оригинала служит удобной копией для поиска, но не заменяет сам оригинал.
Подробнее о том, как устроено электронное хранение, читайте в материале «Электронный архив первичных документов: как устроен и кому нужен».
Итог
Чтобы организовать бухгалтерский архив, утвердите порядок работы с документами, составьте номенклатуру дел, назначьте ответственного и настройте контроль сроков хранения. Храните бумажные и электронные документы в первоначальном виде, а перед уничтожением проверяйте применимые сроки и оформляйте процедуру документально.
Автоматизировать учет, поиск и контроль документов можно с помощью системы «Документор». Перейти к демо-доступу.