При смене главного бухгалтера или передаче бухгалтерского учета другому специалисту важно зафиксировать, какие документы, учетные данные и доступы получила принимающая сторона. Для этого организация может составить акт приема-передачи. Он помогает подтвердить состав переданных материалов и отметить выявленные пробелы, но сам по себе не переносит на нового бухгалтера ответственность за прежние периоды.
Обязателен ли акт приема-передачи
Закон не устанавливает единую обязательную форму акта при смене главного бухгалтера и не предписывает оформлять его в каждом случае. Организация самостоятельно определяет порядок передачи бухгалтерских документов. При смене руководителя передача таких документов должна быть обеспечена; порядок также устанавливает организация. consultant.ru
Правила можно закрепить в локальном акте, учетной политике, должностных инструкциях или приказе руководителя. В них указывают, кто организует передачу, какие материалы проверяют, в какие сроки и как оформляют замечания. Если организация использует собственную форму акта, в ней следует предусмотреть сведения, позволяющие определить участников, дату и состав переданных документов.
Что включить в акт
Перечень зависит от деятельности организации, способа ведения учета и фактического наличия документов. Удобно приложить к акту подробную опись, где для каждой позиции указать период, количество, формат и состояние. Отдельно отметить, если документ отсутствует, передан частично или требует восстановления.
В опись обычно включают:
- первичные учетные документы и бухгалтерские регистры;
- бухгалтерскую и налоговую отчетность, квитанции о ее приеме и уведомления контролирующих органов;
- данные о расчетах с бюджетом, сотрудниками и контрагентами, включая акты сверки;
- учетную базу, архивы, резервные копии и сведения о настройках бухгалтерской программы;
- учетную политику, рабочий план счетов и внутренние инструкции;
- незавершенные операции, сроки сдачи отчетности и текущие задачи;
- сведения о местах хранения оригиналов и электронных документов;
- перечень передаваемых ключей и носителей, если они относятся к работе бухгалтерии.
Не следует записывать в акт открытые пароли и секретные коды доступа. Лучше зафиксировать, какие учетные записи и средства доступа переданы, а пароли после смены сотрудника заменить. Доступы бывшего сотрудника нужно своевременно отключить.
За какой период передавать документы
Фиксированного правила «передать документы за последние три года» нет. Первичные документы, регистры и бухгалтерскую отчетность организация хранит не менее пяти лет после отчетного года; для отдельных документов законодательство и архивные правила предусматривают более длительные сроки. Поэтому при передаче следует учитывать сроки хранения для каждого вида документов, а не ограничиваться трехлетним периодом. consultant.ru
Документы, необходимые для расчета налогов, также нужно хранить с учетом требований Налогового кодекса и архивного законодательства. Если установленный срок хранения для конкретного документа больше, применяют более длительный срок.
Как провести передачу дел
1. Определить порядок и ответственных
Руководитель может издать приказ, в котором указать сроки передачи, участников, перечень проверяемых материалов и порядок оформления результатов. Приказ особенно полезен, если передаются значительный объем документов, учетная база или отдельные участки учета.
2. Составить опись и передать материалы
Передающая сторона подготавливает документы и доступы, а принимающая — сверяет их с описью. При передаче электронных данных указывают формат, дату последнего обновления и место хранения резервных копий.
3. Проверить состояние учета в согласованном объеме
Стороны могут проверить наличие отчетности, незавершенных операций, сроков обязательных платежей и актуальных вопросов по учету. Такая проверка не означает автоматического полного аудита прошлых периодов. Обнаруженные пробелы и расхождения следует описать конкретно: чего не хватает, за какой период и какие действия нужны.
4. Провести инвентаризацию, если она обязательна
Смена бухгалтера сама по себе не означает, что нужно инвентаризировать все активы организации. Инвентаризация обязательна, в частности, при смене работника, на которого возложена материальная ответственность. В таком случае ее проводят по правилам ФСБУ 28/2023 и оформляют отдельными документами. ГАРАНТ
5. Подписать акт и приложения
В акте указывают дату и место составления, организацию, должности и имена участников, период и состав переданных материалов, а также замечания. Подписать документ могут передающий и принимающий сотрудники, а при необходимости — руководитель или комиссия. Количество экземпляров определяют с учетом участников и внутреннего порядка организации.
Если сотрудник отказывается подписывать акт или передать документы, это фиксируют отдельным документом с указанием обстоятельств и присутствовавших лиц. Не следует указывать, что претензий нет, если замечания остались: их лучше перечислить в акте или приложении.
Ответственность после подписания акта
Акт подтверждает факт и объем передачи, но не устанавливает автоматически, что вся ответственность за бухгалтерский учет переходит к новому специалисту. По Закону о бухгалтерском учете ведение учета и хранение документов организует руководитель экономического субъекта. При разногласиях между руководителем и лицом, ведущим учет, закон предусматривает отдельный порядок принятия решений и распределения ответственности. consultant.ru
Трудовая материальная ответственность работника определяется Трудовым кодексом. По общему правилу она ограничена средним месячным заработком; полная материальная ответственность главного бухгалтера может быть предусмотрена трудовым договором. Одной подписи под актом недостаточно, чтобы возложить на сотрудника ответственность за любые ошибки или ущерб. consultant.ru
Бывший бухгалтер может отвечать за нарушения, допущенные в период его работы, если для этого есть предусмотренные законом основания. Новый специалист, в свою очередь, отвечает за свои действия в рамках возложенных на него обязанностей. Акт помогает установить, какие материалы были переданы и какие недостатки уже были зафиксированы на дату передачи.
Частые вопросы
Кто принимает документы, если новый главный бухгалтер еще не найден?
Руководитель может организовать временную передачу назначенному приказом сотруднику или иному уполномоченному лицу. Если бухгалтерский учет ведет сторонняя организация, документы и доступы передают в соответствии с договором и внутренним порядком компании.
Можно ли оформить акт в свободной форме?
Да. Организация вправе утвердить собственную форму. Важно подробно описать состав переданного, период, состояние документов и все замечания.
Нужно ли проводить полную проверку учета при смене бухгалтера?
Обязанности проводить полный аудит при каждой смене бухгалтера нет. Объем проверки организация определяет самостоятельно. Инвентаризация обязательна в установленных законом случаях, в том числе при смене материально ответственного работника.
Документооборот в системе «Документор»
Для учета и контроля документов организация может использовать электронные системы документооборота. Платформа «Документор» предназначена для организации работы с документами. Подробнее о возможностях регистрации документов — на странице «Документор: регистрация документов».