Основные формы документов, относящихся к категории первичные документы бухгалтерского учета, определены Госкомстатом РФ в специальных унифицированных альбомах. В нашем небольшом сегодняшнем обзоре расскажем о том, какие документы относятся к первичным документам, по каким правилам они составляются и что обязательно содержат в себе.
Первичные документы необходимо регистрирова, хранить, и предоставлять по требованию внутренним и внешним пользователям документации. Сервис Документор позволяет значительно упростить работу с первичными документами в бухгалтерии.
В любой компании, даже небольшого размера, ежедневно проводятся десятки, а то и сотни бухгалтерских операций. Бухгалтерия выплачивает заработную плату, рассчитывается с контрагентами, проводит различные материальные активы, ставя их на баланс организации — это далеко не полный перечень того, что делается вашими специалистами на ежедневной основе. Каждая такая проводка нуждается в составлении первичного бухгалтерского документа согласно требованиям 402 ФЗ.
Первичные бухгалтерские документы создаются непосредственно при проводке операции либо в момент окончания, подтверждая тем самым факт случившейся операции. Первичных документов бухгалтерского учета очень много — их вид и тип непосредственно зависят от специфики работы компании и вида её деятельности. Все первичные бухгалтерские документы в вашей компании должна храниться в течение 5 календарных лет, следующих за годом её создания. Для того, чтобы хранить документы, у которых истёк официальный срок хранения, в компании может быть создан собственный архив бухгалтерской документации.
Виды первичных документов
Естественно, что сгруппировать все поступающие в организацию или готовящиеся в ней первичные учетные документы не получится только по признакам отношения к первичной или сводной. Расскажем вкратце об иных форматах разделения по различным признакам.
Виды первичных документов по назначению:
- Распорядительные. Определяют решения или отдельные распоряжения руководства. Яркий пример — приказы.
- Оправдательные. Подтверждают наличие определённых случившихся в процессе хозяйственной деятельности фактов и становятся основанием для проведения операций в бухгалтерии. Пример — товарная или транспортная накладная.
- Для оформления отчётности. Предназначены для обеспечения удобства и простоты при отражении бухгалтерских операций в различных формах отчётности.
- Документы сводного характера. Могут сочетать в себе признаки и формы всех трёх предыдущих пунктов.
По порядку и периодичности заполнения:
- Единоразовые. В них отражаются проведённые однократно или в течение небольшого промежутка времени процессы. Выдача денежных средств, отгрузка ТМЦ.
- Накопительного характера. Заполнение такой документации происходит поэтапно, с различной периодичностью. Первичные учетные документы такого рода наполняются данными на основе периодического поступления одинаковых бланков или заполненных форм.
По операциям документы отражают следующие моменты:
- фактический оборот всех видов ТМЦ;
- расчёты в отношении работников, по статьям бюджета, перед контрагентами;
- всё движение денег в рамках компании.
По месту, где документы заполняются:
- Внешняя документация. Поступает к вам от контрагентов или, наоборот, отправляется вашей организацией в их адрес. К таким бумагам относятся акты и счета-фактуры, накладные по отгрузке и т.п.
- Внутренние документы. Они находятся в обороте только в пределах вашей компании. Расчётные документы по выплате заработной платы или премий, накладные на перемещение товаров внутри организации.
Ранее, когда IT в бухгалтерской сфере только начинало своё восхождение, документация могла быть разделена на вручную заполненную или заполняемую на автоматической основе, т.е. с помощью профильного программного обеспечения. Сейчас, впрочем, можно условно сделать такое разделение
- Бумажные. При такой форме подачи документы формируются и распечатываются из специализированной бухгалтерской программы, затем заверяются официальной подписью уполномоченного должностного лица, а в случае потребности и гербовой печатью организации.
- Электронные. Документы не распечатываются, а передаются между отделами и контрагентами по внутренней или глобальной сети. Заверяются документы специальной электронно-цифровой подписью. Часто для взаимодействия в плане обработки первичной документации и проведения процесса документооборота используются специальные СЭД — системы электронного документооборота.
Обязательные реквизиты первичных документов
Полноценным документом, обладающим силой в юридическом плане, может считаться только первичка, в которой есть ряд указываемых реквизитов, считающихся обязательными по требованиям закона — п.4 ст.9 ФЗ-402. Корректно оформленная документация позволит в случае такой необходимости приложить бумаги к официальному судебному делопроизводству — естественно, что неправильно оформленные или неподписанные документы приниматься во внимание не будут.
- У документа обязательно должно быть корректное название, отражающее его суть. К примеру: «Акт об оказании услуг», «Платёжное поручение», «Товарно-транспортная накладная», «Акт об перемещении материальных активов».
- Дата, когда документ был составлен.
- Официальное наименование организации или ИП, которые составили первичный бухгалтерский документ. К примеру: ООО «Яндекс.Маркет», ИП Васнецов И.И.
- Содержание этого документа или проводимой операции (к примеру: «Услуги по доступу в глобальную сеть Интернет», «Услуги проводной телефонии», «Оплата по выставленному счёту за поставку канцелярских товаров», «Проценты, начисленные по кредитному договору»).
- Стоимость в установленной валюте или иных показателях.
- Должности лиц, ответственных за проведение операции и корректность данных.
- Подписи сторон сделки.
Основные актуальные виды первичных бухгалтерских документов
Вся информация подобного рода содержится в унифицированных альбомах, составляемых и актуализируемых Госкомстатом РФ. Расскажем об наиболее часто применяемых видах:
- Учёт проводимых операций в торговле — форма ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, товарные ярлыки и другие.
- Учёт основных средств. Различные документы об перемещении товаров и иных видах их движения внутри компании и за её пределами.
- Кассовая документация первичного характера. ПКО, РКО, журналы их регистрации, книги учёта движения ДС.
Итог: первичная бухгалтерская документация обязательно присутствует в жизни любой компании и является важнейшей частью её повседневной работы. Ни одна из проводимых операций не должна быть реализована без подтверждающих документов. Только корректно оформленная первичная бухгалтерская документация является гарантом безопасности сделки и учёта основных средств.