Учет местонахождения оригиналов документов
Документор позволяет регистрировать информацию о фактическом местонахождении оригинала первичного документа.
Компания может состоять из различных офисов, подразделений, магазинов, складов и филиалов, которые находятся не в одном месте, а иногда и в разных городах. Документы могут печататься и передаваться контрагентам во всех офисах. Поступать они также могут в любой офис компании.
Система Документор позволяет организовать централизованную территориально распределенную систему работы с документами. Вы можете добавлять в электронный архив данные в любом офисе вашей группы компаний и, при наличии прав, работать с с электронными версиями документов с любого устройства подключенного к Интернет. Особенно полезна эта функция для групп компаний, которые работают в различных городах или сети филиалов. При поступлении документа в какой-то офис, его регистрируют в Документоре и он сразу становиться доступен для всех заинтересованных сотрудников. В то же время программа запоминает в каком филиале находиться оригинал и позволяет организовать учет перемещений.
Перемещение документов между офисами
Когда филиалов, подразделений и офисов много бывает важно собрать оригиналы документов в центральном архиве. Для этого в системе Документор предусмотрена возможность контроля перемещения оригиналов документов между офисами.
В программы вы отражаете перемещение нужных документов и до поступления в офис назначения они находятся в пути. Когда документы поступили они изменяют статус и для них меняется местонахождения исходного документа.
При перемещении документов между подразделениями (между городами, офисами, строительными или производственными площадками) сервис позволяет укомплектовать коробы с документами, указать состав коробов и автоматизировать учет перемещения документов.
Если для отправки используется курьерская служба, Документор позволяет регистрировать трек номера для отслеживания доставки, даты отправления и поступления. Вы всегда можете точно понимать в каком пакете находятся документы и когда ожидается их поступление.
Передача документов в бухгалтерскую службу
Появление первичного документа в бухгалтерской службе вовремя особенно важно потому, что это влияет на сроки подготовки бухгалтерской отчетности. Обработка первичных документов важнейшая часть работы бухгалтерии и если документы поступают с большим запозданием, сроки могут быть сорваны.
Программа Документор позволяет регистрировать поступление документов от поставщиков и возврат документов от клиентов. При регистрации в программе точно фиксируется дата поступления и возврата документов. Если для документов настроен маршрут обработки, они автоматически попадают нужному сотруднику бухгалтерии для дальнейшей работы с ним.
Даже если вы работаете в разных городах и ведете множество юридических лиц, используя Документор, вы всегда будете знать где находятся ваши документы.
Прозрачность системы позволяет значительно повысить скорость обработки документов.
Запрос документов из архива
Во большинстве случаев для работы достаточно скан копии и Документор позволяет быстро находить нужные договора, накладные, письма и счеты-фактуры.
Если оригиналы документов запрашиваются из вашего архива, сервис поможет подготовить опись передаваемых документов и зарегистрировать выбытие оригинала документа.