Чтобы лист бумаги с напечатанным на нем текстом стал первичным документов, в нём должны быть указаны обязательные реквизиты первичных документов. Состав реквизитов определяет государство. Расскажем в нашем обзоре о том, какие реквизиты первичного документа обязательно должны быть в нём указаны, вне зависимости от того, является документ унифицированным или разрабатывается непосредственно внутри вашей компании. Все требования к реквизитам определены в п.2 ст.9 402 ФЗ. Есть всего 7 основных требований, на основании которых заполняются и прописываются обязательные реквизиты первичных документов. Постараемся подробно и максимально просто рассказать о каждом из них.
Обязательные реквизиты первичных документов — список необходимой информации
- Официальное название документа, отражающее его суть.
- Дата, когда документ был составлен контрагентом или вашей компанией.
- Наименование организации, составившей бухгалтерский документ.
- Содержание проведённого факта хозяйственной или экономической деятельности.
- Величина установленного денежного или натурального измерения хозяйственной операции с указанием единиц, в которых измеряется произошедший факт деятельности.
- Наименование должностей лиц, ответственных за проведение сделки.
- Подписи должностных лиц, а также иная информация, позволяющая без проблем найти ответственных в случае такой необходимости.
Теперь расскажем подробнее о каждом обязательном пункте, который включают в себя обязательные реквизиты бухгалтерских документов.
Название проводимого первичного бухгалтерского документа
Все формы собственной первички в вашей компании могут быть разработаны самостоятельно, с учётом специфики работы и проводимой деятельности. Формально они могут называться как вам угодно, казалось бы. Однако не стоит здесь подходить к процессу креативно — пусть товарно-транспортная накладная таковой и остаётся по названию и сути содержания, а путевые, к примеру, листы так и называются. В противном случае возможно даже стать участником судебного разбирательства, инициированного проверяющими инстанциями и контролирующими органами (например ФАС).
Поэтому важно придерживаться буквально одного принципа — суть названия документа должна корректно отражать его назначение.
Дата составления документа
Наличие этого аспекта в числе моментов, формирующих обязательные реквизиты бухгалтерских документов, вполне понятно — именно указанная дата позволит в случае необходимости понять, к какому отчётному периоду относится тот или иной документ. Ошибка в прописанной в документе дате может привести к тому, что приходная или расходная операция будет учтена не в тот период расчёта налогов или сдачи отчётности. Именно поэтому корректная дата считается одним из важнейших показателей актуальности и юридической силы документа.
Дополнительным риском здесь является вот такой факт — в ФНС вполне могут посчитать, что, поскольку на указанную некорректно в документе дату нет формально проведённой операции на указанную сумму с конкретным контрагентом, значит документ относится к несуществующей фактически сделке. Ведь, согласно ст.0 ФЗ-402, первичная бухгалтерская документация составляется либо непосредственно в момент, когда операция происходит, либо сразу же после её фактического проведения.
Название юридического лица или ИП
Официальное название вашей компании или контрагента, с которым вы сотрудничаете, обязательно нужно для корректности проведения операции. Важно обращать внимание на корректность заполнения этого обязательного для бухгалтерской первички реквизита. В бухгалтерии могут ненамеренно ошибиться в названии или написать его не полностью, что автоматически лишает документ юридической силы. Тем не менее, такие ошибки и помарки не становятся критическими, так как в такой документации обязательно указание иных реквизитов компании или ИП, к примеру ИНН, по которому можно в случае необходимости уточнить официальное полное наименование субъекта экономической деятельности.
Важным советом из этого пункта станет обязательное указание во всей вашей бухгалтерской первички ИНН, чтобы не было казусов при ошибках в названии.
Содержание проведённой сделки (факта хозяйственно-экономической деятельности)
Если вы приобретаете какие-либо товары, то достаточно простого указания их названия, чтобы соблюсти и заполнить обязательные реквизиты первичных документов. С услугами различного рода и проводимыми работами всё обстоит немного сложнее. По требованиям Министерства финансов РФ обязательна полная расшифровка, а ФНС в регионах вполне принимает отчётные документы с простым указанием названия работ или указания на услуги, оказанные вашей компании. Поэтому, важно понимать, что при составлении первички стоит расшифровать работы или услуги, чтобы не было разногласий с контролирующими органами, либо сделать простую отсылку к тому пункту заключённого контракта, в котором подробно указан перечень оказываемых услуг или проводимых работ.
Также стоит указать в актах и иных документах, что все работы или услуги оказаны в полном объёме, а также, что ваша компания не имеет претензий к их качеству. При такой оговорке в случае судебного разбирательства у вашей компании будет гораздо больше шансов на полный и корректный учёт проведённой операции.
Денежное исчисление или измерение в иных единицах
Первичные документы не обязательно должны содержать в себе сразу и денежное, и натуральное исчисление. По требованиям ФЗ-402 достаточно только одного, более важного в конкретном случае, измерителя для проведённой сделки. К примеру, в акте об оказании вашей компании услуг, вполне можно указать только сумму. При этом, в случае поставки различных видов товаров, стоит указать и сумму в ₽, и количество (в штуках, упаковках, комплектах и т.д.).
Иногда случаются ошибки такого рода: в цифрах количество или сумма указаны корректно, а в прописи допущена помарка. Лучше всего корректно по правилам исправить такую ошибку, так как при проведении любой проверки могут возникнуть вопросы со стороны ФНС или иных контролирующих организаций. Обязательно проверяйте этот момент в каждом первичном документе, чтобы в обязательные реквизиты бухгалтерских документов не закралась досадная ошибка.
Должности ответственных лиц
В каждом первичном бухгалтерском документе вне зависимости от его вида и формы указываются должностные лица, ответственные за проведение и корректность операции. Для примера рассмотрим унифицированную форму ТОРГ-12 — в ней есть три строки с указанием должностных лиц: ответственный за отгрузку товаров, специалисты, разрешивший проведение отгрузки, а также главный бухгалтер или лицо, выполняющее его функции.
Подпись ответственного лица в первичных документах
Старайтесь, чтобы подписи, которые есть в договоре на поставку товаров или оказание услуг, были идентичными, чтобы в случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов реквизиты бухгалтерских документов полностью соответствовали друг другу. В документе в качестве одного из обязательных моментов, входящих в унифицированные реквизиты первичного документа, также указывается расшифровка подписи ответственного должностного лица.
Вывод — наличие обязательных реквизитов в первичке бухгалтерского характера позволяет всем документам иметь официальную юридическую силу. Именно наличие таких стандартных пунктов позволяет без проблем принимать и проводить любые первичные бухгалтерские документы в рамках любой организации, вне зависимости от профиля её работы.