Уничтожение документов

Уничтожение бухгалтерских документов, которые больше не нужно хранить в архиве по причине истечения срока сохранения — процедура высокой степени важности. Уничтожение документов в организации обязательно должно проводиться по специально установленным правилам. В нашем небольшом обзоре расскажем о том, какими актами должно сопровождаться уничтожение документов с истекшим сроком хранения, какую роль в процессе играет создаваемая у вас в компании комиссия экспертного характера, а также как лучше всего избавиться от подобной документации.

Мы предлагаем сипользовать для автоматизации учета документов программные продукты Документор. Сервис Документор позволяет найти документы с истекшими сроками хранения, сформировать реестр, подготовить акт.

Требования законодательства к уничтожению документов в организации

Обычные документы, хранимые дома у физических лиц, можно просто выбросить — естественно, что процесс этот ничем не регламентируется. Иные требования государство предъявляет к уничтожению документов в организации. Избавляться от различных бумаг, особенно относящихся к первичной бухгалтерской документации или кадровому делопроизводству, нужно с соблюдением строгих правил. Также важно знать, что уничтожать такую документацию можно только после истечения официально установленных сроков её хранения.

Обязанности по сохранению различной документации и сроки необходимого хранения в рамках архива компании, а также ответственность, наступающая в случае невыполнения требований законодательства, указаны в ст.17, ст.27 ФЗ-125, вышедшем 22 октября 2004 г.

Порядок уничтожения документов и сроки уничтожения документов

Для всех документов, выпущенных в рамках вашей компании (вне зависимости от их вида и функциональной принадлежности) есть единый порядок уничтожения документов:

  1. Обязательно нужно проверить, точно ли истекли установленные законом сроки уничтожения документов, а также найти и составить перечень документов, которые уже потеряли своё значение и являются неактуальными. 
  2. Специально сформированная экспертная комиссия, утверждённая приказом руководителя организации, проводит экспертизу установленной ценности выбранных документов (итоги оформляются официальным протоколом проведения заседания комиссии) 
  3. Составляется официальный акт, утверждаемый непосредственно руководителем организации.
  4. Вся документация, перечисленная в рамках акта, должна быть уничтожена — по факту происходит оформление соответствующего акта.

Экспертная комиссия имеет крайне важное значение, туда стоит назначить максимально ответственных работников. Нередки примеры, когда в список документации попадали вполне актуальные по срокам хранения бумаги, за уничтожение которых организация подвергалась штрафу. Задачей комиссии является, в том числе, выявление таких моментов. Также экспертная комиссия выявляет наличие ненужных для сохранения в архиве компании дубликатов или копий документов — они в таком случае уничтожаются, а оригиналы продолжают храниться.

Результаты всей проведённой комиссией работы отражаются в итоговом протоколе работы, содержание и форма которого определяются самой организацией.

Процесс составления акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

В акте обязательно должны присутствовать следующие данные:

  1. Отобранные и утверждённые комиссией документы нужно описать и систематизировать — для этого предназначается соответствующий акт. 
  2. Не обязательно подробно расписывать содержание документации — важно указать общее количество и срок, когда заканчивается необходимость его хранения в архиве компании.
  3. В акте обязательно указывается итоговое число единиц документации, предназначенной для уничтожения, а также указывается номер протокола подведения итогов работы комиссии.

Уничтожение документов сроки хранения, как не ошибиться

Важно научиться корректно исчислять сроки окончания необходимости хранения документации, чтобы случайно не уничтожить что-то важное:

  1. Перед тем, как начинать оформление уничтожения документов, оформленные в течение 2010 года или более позднего срока, обязательно сверьтесь с официальным актуальным перечнем, который утверждён приказом № 236 по Росархиву от 20 декабря 2019 года. 
  2. Все документы, оформленные до конца 2009 года, можно уничтожать только после сверки по списку Перечня типовых документов 2009 года.

ВАЖНО: Уничтожение документов возможно только после полного истечения срока на следующий за ним календарный год. К примеру, если документ был выпущен 5 марта 2016 года, а срок его пребывания в архиве равен 5 годам, то уничтожать его можно не ранее, чем 1 января 2022 года. Подробнее о сроках в нашей статье Сроки хранения бухгалтерских документов.

Нюансы, обязательные к учёту при уничтожении бухгалтерской документации

Ст.23 Налогового Кодекса РФ указывает на то, что данные для корректного расчёта и, соответственно, уплаты налогов обязаны храниться в течение 4 календарных лет. При этом ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» устанавливает 5 лет в качестве срока хранения всей первичной бухгалтерской документации. Соответственно, при уничтожении документов бухгалтерского учёта стоит ориентироваться на больший срок — 5 лет, чтобы руководителя организации не привлекли к ответственности за несоблюдение требований, установленных федеральным законом.

Оформление акта об уничтожении документации

Соответствующим образом оформленный акт является не единственным документом, оформить который строго необходимо. Дополнительно в произвольном формате составляет ещё один акт, который официально подтверждает проведение уничтожения документов. В нём указывается следующая информация:

  1. Название документа и официальное название организации, в рамках которой производится уничтожение документации. 
  2. Дата оформления документа и проведения процесса уничтожения документов. 
  3. Описание процедуры уничтожения с обязательным указанием выбранного способа и количества бумаг. 
  4. ФИО ответственных за процесс лиц, а также их подписи с полной расшифровкой.

Уничтожение документов, хранящихся в электронных архивах

Форма, в которой хранятся документы, не имеет никакого значения для их уничтожения после истечения сроков хранения. П.2 ст.29 ФЗ-402 напрямую указывает, что вся документация, сохранённая в ваших архивах в электронном виде, должна быть сохранена в течение 5 лет, следующих за годом, когда к ней последний раз обращались пользователи. При этом такая документация обязательно подписывается ЭЦП.

Как правило, документы в архивах в электронной форме сохраняются на жёстких дисках, CD, DVD или USB-накопителях. Уничтожаются они теми же физическими способами, что и бумажная документация (сжигание, измельчение или иные виды). Особых исключений здесь нет, уничтожение проводится также с составлением акта, важно помнить лишь несколько основных моментов:

  1. Ненужные в дальнейшем в компании документы или их электронные версии ни в коем случае нельзя уничтожать без разрешения и составления соответствующей документации. 
  2. В случае, если документы имеют отношение к актуальному или скоро начинающемуся суду, уничтожать их не следует ни при каких обстоятельствах. 
  3. Строго соблюдаются все требования к конфиденциальности хранящейся в документах информации. 
  4. Вместе с оригиналами документов обязательно уничтожаются все их копии.

Вывод

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения, можно исключительно после работы и соответствующего решения экспертной комиссии. После этого проводится уничтожение бумажных или электронных документов — по факту проведения процедуры также составляется отчётный акт. Протоколы работы комиссиий и ведение реестров уничтожаемых документов в организации мы предлагаем вести в сервисе Документор: Бухгалтерский документооборот.

Способы, применяемые для уничтожения, никак не регламентируются. Это может быть простое сжигание или переработка бытовым офисным шредером либо использование услуг специальной компании.

Таким образом, можно сказать, что ничего сложного в этом процессе нет — важно только соблюдать все установленные законом сроки и выполнять процедуру в полном соответствии с требованиями регламентирующих процесс документов.