Электронный архив документов организации становится всё более и более популярным вне зависимости от того, чем занимается компания и какой объём документов через неё проходит. Даже если в вашей компании бухгалтерская служба представлена одним специалистом, электронная регистрация документов позволит значительно упростить его работу в плане сохранения нужной документации и соблюдения при этом всех регламентных сроков. Как правило, в любой компании, которая не использует в своей работе электронный архив документов организации, рано или поздно скапливается огромное количество папок и коробок с первичной бухгалтерской документацией. Их нужно обязательно архивировать и сохранять по истечению сроков хранения, установленных законодательством.
Основными проблемами, которые ваша организация может начать испытывать при создании обыкновенного бумажного архива, являются следующие моменты:
- Долгий поиск документов — большое число хранящейся документации различного плана значительно усложняет оперативный поиск даже при нормально работающем архиве, ведь для поиска буквально одного акта или накладной может понадобится переборка буквально всего архива поштучно.
- Вероятность утери документа, которая практически невозможна, если в вашей компании есть электронные средства хранения документов. Потеря бумаги может при этом случиться как до размещения её в архиве, так и уже непосредственно при хранении. Такие моменты чреваты большими неприятностями для вашего дела.
- Выделение отдельного помещения для размещения в нём вашего бухгалтерского архива в обычном виде может стать большой проблемой для организации, особенно в случае, если у вас небольшие обороты в финансовом плане. В этом случае электронный архив документов организации станет отличным решением.
- В случаях, если у вашей компании есть хотя бы несколько филиалов в разных регионах страны или различных странах, организация сбора и хранения документации в бумажном виде — долгий и опасный в плане утери документов процесс. Хранение электронных документов, организованное в простой и удобной форме, позволит значительно снизить временные и финансовые затраты на сбор и архивное хранение всех видов бухгалтерских или иных документов.
- Иногда бывает так, что над одним финансовым документом нужно одновременно поработать сразу нескольким вашим сотрудникам или же может случаться, что документы одновременно нужны и вам в компании, и на проверку в контролирующие органы. В такой ситуации лучшим вариантом будет организованная в вашей компании электронная регистрация документов, вместо того, чтобы поднимать архивы и делать копии документов, что крайне затратно в плане времени.
- Нет возможности вносить изменения в архивные документы, если возникла такая необходимость. Вы, если не сталкивались с подобной ситуацией ранее, даже представить себе не можете, насколько это сложно — необходимо оформить запрос в архив на получение нужного документа, оформить надлежащим образом все изменения, списать старые документы, внести новые в архив. Это занимает при работе с бумажными архивами огромное количество времени. В случае, если ваша компания использует электронные средства хранения документов, то внесение изменений происходит буквально несколькими нажатиями мышки.
- В отличие от возможностей, которые вам предоставляет электронный архив документов организации, с бумажными версиями архивных документов нет возможности работать в онлайн-режиме. На то, чтобы получить документы, потребуется немало времени — от подачи запроса до поступления документов из архива может пройти как несколько часов, так и несколько дней. Тут всё зависит от объёма архива и необходимых вам для работы или отчётности бумаг.
- Значительно усложнённый процесс подготовки и своевременной сдачи плановой или внеплановой отчётности перед ФНС или иными контролирующими органами. На это и так уходит значительная часть времени работы бухгалтера, вне зависимости от того, работает он в штате или на аутсорсе. В случае, если часть документов уже была оформлена для сдачи в архив или не дошла до него из удалённых в территориальном плане филиалов, можно просрочить отчётность и попасть на санкции от ФНС. Архивное хранение электронных документов в этом плане значительно привлекательнее.
- Минимальный уровень приватности данных и повышенная возможность несанкционированного доступа к бухгалтерским и иным важным документам вашей компании. Электронная регистрация документов в архиве позволяет максимально повысить уровень безопасности и ограничить доступ лиц, которым эта информация точно не нужна.
- В случае, если вашей компании придётся столкнуться с какой-либо чрезвычайной или форс-мажорной ситуацией (к примеру, стихийным бедствием или пожаром) есть вероятность утраты всего или значительной части бумажного бухгалтерского архива, что нанесёт вашей компании буквально непоправимый урон. Электронный архив документов организации предусматривает регулярное сохранение данных в нескольких местах, что практически на 100% исключает возможность утери даже части сохранённых вами в нём документов.
- При некорректном подходе со стороны работников бумажного архива есть вариант, что часть документов вообще может быть не на установленных местах. Вы никогда не поймёте, что это так, до тех пор, пока вы не столкнётесь с тем, что ваш архивный запрос не выполняется по причине того, что документ не может быть найден.
Основные преимущества при внедрении вместо бумажного архива системы, обеспечивающей хранение электронных документов
Наша компания занимается пошаговым внедрением по заказу системы, обеспечивающей электронный архив документов организации. Устанавливаем её с фактической интеграцией с популярной в нашей стране и удобной в использовании системой 1С, вне зависимости от вида и версии программной платформы. Электронная регистрация документов позволит без проблем любому работнику создать электронную форму нужного документа с целью оптимизации документооборота в компании и своевременного перемещения в архив для того, чтобы хранение электронных документов было простым и доступным даже для рядовых пользователей ПК.
Непосредственные преимущества, которые дают электронные средства хранения документов:
- возможность быстрого поиска нужных вам архивных документов с использованием разнообразных фильтров и средств проведения поиска в архиве;
- привязка каждого созданного или проведённого бухгалтерского документа к конкретной транзакции для оптимизации документооборота и упрощения отчётности;
- высокая степень защиты и предельная надёжность созданного электронного архива;
- выделение различным группам пользователей своего уровня доступа с разграничением в зависимости от должностей и ролей;
- групповая работа нескольких сотрудников над одним электронным документом;
- различные формы отчётности для корректировки работы архива;
- возможность быстро «перегнать» в электронный формат любого количества документов в режиме потокового сканирования;
- уведомление вашей бухгалтерии об поступлении новой документации или изменении её статуса в системе.
Для того, чтобы разработать для вашей компании современный и корректно работающий с учётом именно вашей специфики электронный архив бухгалтерских документов, наша компания привлечёт специалистов высокой категории — можете быть уверены в том, что он будет работать на все 100%, обеспечивая сохранность всей необходимой документации и безопасность её хранения во всех возможных аспектах.