Бухгалтерский архив

Необходимая для работы и отчётности первичная бухгалтерская документация, увы, не может на постоянной основе храниться в бухгалтерии, даже если там есть достаточное количество свободного места. Есть единые требования относительно сроков хранения и последующей сдачи в архив любых документов, вне зависимости от их важности. Основными целями этого процесса становятся соблюдение правил информационной безопасности и освобождение места для более актуальных бумаг. При этом важно понимать, что сдать в архив ≠ просто положить на полку в шкафу. Расскажем в этом обзорном материале о том, как правильно организовать бухгалтерский архив и вести его в соответствии с требованиями законодательства.

Мы предлагаем воспользоваться нашим сервисом Документор: бухглатерский документооборот для автоматизации процессов регистрации, обработки и хранения первичных документов бухгалтерского учета.

Организация архивного хранения документов

Специалисты архива не имеют права принимать на архивное хранение документов бухгалтерского учета некорректно оформленную или не до конца подготовленную документацию. Различные виды документов имеют разные сроки архивного хранения — 5,10, а иногда 50 или 75 лет. Чтобы ничего не пропало за это время, важно максимально ответственно подойти к архивному хранению бухгалтерских документов в пределах вашей компании. Работники вашего архива должны быть максимально щепетильны в плане подхода к приёмке и обработке документов, так как только такой подход позволит организовать бухгалтерский архив с возможностью максимально оперативного поиска нужной документации и доступа к ней в случае необходимости.

Правильная очерёдность сохранения документов в архив:

  • документация по заработной плате и иным выплатам в адрес сотрудников;
  • документы, для которых официально истекли установленные сроки для их хранения;
  • иные документы, если их можно разместить в архиве до истечения сроков их хранения.

Порядок хранения документов

Порядок хранения документов организуется и проводится в несколько последовательных этапов:

  1. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности. Эта процедура позволит, во-первых, найти ненужные копии и сканы документов, а во-вторых определить реальные сроки хранения документации. После этого документы формируются по видам и срокам, за которые производится сбор с последующей архивацией. Все отобранные документы должны быть сброшюрованы и пронумерованы в твёрдой обложке. Все те бумажные документы, ценность которых не позволяет портить внешний вид, аккуратно укладываются в картонные коробки — как правило, это различные лицензии, сертификаты и иная документация, если её нельзя подшить или сгруппировать иным способом. После укладывания/брошюрования на коробке или твёрдой обложке пишутся опознавательные реквизиты для помещения в бухгалтерский архив — в случае необходимости по ним можно легко будет найти нужные документы.
  2. В начале каждого сброшюрованного дела или на самый верх в коробку вкладывается опись сдаваемых документов. Для всей документации, которая сдаётся в архив, должна быть составлена подробная опись, помогающая корректно принять документы и найти их затем по запросу в архив бухгалтерских документов.

Бухгалтерский архив — основные правила создания и хранения документов

Актуальное российское законодательство в этой сфере содержит официальные требования о том, что в компании обязательно должен быть создан бухгалтерский архив для хранения различной документации. За невыполнение этих требований может наступить определённая ответственность, также установленная на законных основаниях.

Требования законов и нормативных актов

Конкретные для определённых видов документации сроки хранения устанавливаются различными актами нормативного характера, которые работают в области организации и ведения архивного делопроизводства. Первичная бухгалтерская документация, регистры, предназначенные для учёта первички, финансовые и бухгалтерские отчёты должны храниться у вас в компании в течение 5 календарных лет с момента проводки или с последнего использования в регулярной работе специалистами бухгалтерии. Также возможно на базе вашей компании организовать электронный архив документов организации.

  1. Ответственность за неправильное архивное хранение первичных документов и за отсутствие их в отчётности определена в КоАП РФ, в п.11 ст.15.
  2. Обязанность любого налогоплательщика относительно сохранения всей документации, которая может потребоваться для отчётности перед ФНС, установлена в п.1 ст.23 НК РФ
  3. Отсутствие отчётной документации для начисления и оплаты необходимых налогов и сборов согласно ст.120 НК РФ может повлечь за собой ответственность со стороны допустившей этот факт организации, а выявление занижения суммы выручки с целью снижения объёма налогов также наказывается по требованиям НК РФ.

Варианты организации бухгалтерского архива

Есть 3 основных варианта, которые можно использовать в вашей компании для создания бухгалтерского архива:

  1. Использование услуг сторонней компании, предоставляющей услуги такого рода. Передача документов к ним производится на основании договора о хранении данных (определено требованиями ст. 886 ГК РФ). Услуги таких компаний стоят достаточно дорого, но при этом гарантирована сохранность информации и хранение первичных документов согласно всех установленных требований.
  2. Организация архивного хранения документов (в том числе и с использованием электронного архива документов организации) непосредственно у вас в компании. Минус — необходимость отдельного помещения или хранилища под бумажные документы.
  3. Полный перевод хранения первички в электронный архив документов. Для небольших компаний это мероприятие может быть достаточно затратным.

Основные требования, предъявляемые к условиям для хранения архивной документации:

  1. Обязательное наличие качественной сигнализации противопожарного типа.
  2. Документы ни в коем случае не хранятся на полу (чтобы избежать порчи вследствие возможного затопления помещения). Высота нижней полки стеллажа для хранения документов обязательно должна быть выше порога двери, ведущей в помещение.
  3. Наличие адекватной по уровню вентиляции — искусственной или естественной.
  4. Отсутствие яркого света и хранение в закрытых коробках или стеллажах, чтобы не выцветали данные, указанные в бумагах.
  5. Проведение раз в год или чаще капитальной уборки помещения, чтобы исключить скапливание пыли.
  6. Запрещено в помещениях архива курение, употребление пищи, пребывание в мокрой или грязной одежде.

Вывод — хранение документов бухгалтерского учета в архиве является важнейшим делом, которое обязательно стоит организовать с соблюдением всех установленных законом и техническими регламентами условий. Набор программ Документор поможет автоматизивать учетные задачи ведения бухгалтерского архива.